2015年12月の日本経済新聞で、企業のマイナンバー対策が完了した企業はわずか6％という結果が報道されていました。しかし、2016年はマイナンバー記載を求められる場面が確実に増えてきています。
実際のマイナンバー業務では、支払調書や源泉徴収票などの法定調書に、マイナンバーの記載が必要となります。そのためには、利用している人事給与システムにマイナンバー専用の機能追加、取扱担当者や取扱パソコン含め、運用や規程の整備などが急務です。
人事給与システムのマイナンバー対策とは？
マイナンバーとの紐づけが必要な人事給与システムには、以下のような対策をとる企業が多いです。
- 利用しているシステムベンダーのマイナンバー専用機能を取り入れる
- 利用しているシステムに一般的な認証、アクセス権の制限、ログ管理などを追加する
- クラウド型マイナンバーソリューション(収集・管理）と組み合わせる
マイナンバー法では、組織的、人的、機器的、技術的な安全対策が義務付けられています。ここで懸念すべきは、取扱担当者や人事給与システムのセキュリティだけでなく、それを運用する専用端末（取扱パソコン）にも情報漏洩対策できているかという点です。
見落としがちな情報漏洩リスクは、取扱パソコンのセキュリティ対策。
基盤となる人事給与システム側・クラウド側のセキュリティ確保や、人的対策はできていても、実際に作業しているパソコン側のセキュリティ対策ができていなければ、どんな情報漏洩が起こるのか。
たとえば、以下のようなリスクがあります。
マイナンバー表示画面のデータをコピーされ、データ流出
マイナンバー表示画面から印刷された印刷物が外部に流出
表示されたマイナンバーを画面キャプチャーされ、データ流出
USB（外部デバイス）に、マイナンバー情報ファイルをコピー・保存して持ち出し
これら取扱パソコンからのデータ流出リスクへの対策ができていない場合は、機能を追加・組み合わせることで軽減できます。
機能を併用すれば、高コストをかけずにリスクを解消できる
セキュリティ機能を追加する上で心配なのは、今あるシステムの動作と競合しないか、システム側の改変は不要か、利用者がスムーズに使えるかという点です。
弊社では、そんな不安を解消する、コピー＆プリント防止ソフト「コプリガード」をご提案しています。管理用サーバーが不要、ＰＣ単独で動作するため、人事給与システムと併用できる情報漏洩対策ソフトです。
以下のような機能で、取扱パソコンからの情報漏洩防止を実現します。
マイナンバー表示画面上のデータコピーを禁止する
マイナンバー表示画面からの印刷を禁止する
マイナンバー表示画面の画面キャプチャー(プリントスクリーン）を禁止する
USB（外部メディア）でのマイナンバー情報ファイル持ち出しを禁止する
また、Bluetooth通信、赤外線通信による外部へのファイル持ち出しも禁止し、より安全性を高めます。
さらに、運用が楽な仕組みで、管理者負担を軽減できる
- クライアントPC単体で動作するため、人事給与システムと併用でき手軽。
- しかも、管理サーバーが不要のため、他社サーバー製品の構築などにかかる管理者の負担を１／２に軽減。
- さらに、利用者ごと・部署ごと・アプリケーションごとなど、企業によって異なる運用にも柔軟に対応。細やかな利用制御ができる。
このように、高コストをかけずに、必要な機能を、手軽に追加導入することで、より強固な情報漏洩防止を実現できます。
まとめ。人事給与システムだけでなく、取扱いパソコンのセキュリティ対策も重要。ソフトを組み合わせれば手軽にリスク解消ができる。
いかがでしたか？
お使いの人事給与システムにマイナンバー対策する場合、取扱いパソコンのセキュリティ対策も重要だということがおわかりいただけましたか？
取扱パソコンからのコピー・印刷・保存・持ち出しや画面キャプチャーは、大きな情報漏洩リスクとなります。そのリスク解消に、人事給与システムに併用できる「コプリガード」をご提案させていただきました。ぜひ、安心のマイナンバー対策を実現ください。
ご不明な点は、以下までお気軽にお問い合わせください。無償の評価版もご用意しています。
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